Leitfaden für deine Geschäftsreise: Tipps zu Planung, Kosten und Unterkunft

Frau mit Laptop und Business-Rucksack sitzend auf der Treppe

Wusstest du, dass in Ländern wie Albanien, Bulgarien, Griechenland oder Indien ein Kopfschütteln "Ja" und ein Nicken "Nein" bedeuten kann? Diese faszinierende kulturelle Besonderheit unterstreicht, wie Geschäftsreisen uns nicht nur beruflich bereichern, sondern auch unseren Blickwinkel erweitern und uns Neues entdecken lernen lassen. 
In unserer global vernetzten Wirtschaftswelt spielen Geschäftsreisen eine Schlüsselrolle beim Aufbau von Beziehungen und Vertrauen. Sie sind mehr als nur ein Mittel zum Zweck; sie sind eine Gelegenheit, die Vielfalt unserer Welt zu erleben. 
Knapp 197 Millionen Geschäftsreisen jährlich verdeutlichen den Stellenwert für die deutsche Wirtschaft. Bei dermaßen vielen Geschäftsreisen lohnt sich eine akribische Planung definitiv. Diese reicht weit über die Auswahl des nächsten Flugs hinaus – es ist ein strategisches Spiel, das rechtliche und steuerliche Überlegungen ebenso umfasst wie die perfekte Packliste. 
In diesem Beitrag erfährst du, was du bei deiner Geschäftsreise berücksichtigen musst – beginnend bei der Theorie, über die Vorbereitung bis hin zur Nachbereitung.
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Die Basics - Definition einer Geschäftsreise

Geschäftsreisen sind Reisen, die von Einzelnen oder Gruppen unternommen werden, um berufliche oder geschäftliche Ziele außerhalb ihres regulären Arbeitsplatzes zu verfolgen. 
Sie umfassen Besuche bei Kunden oder Partnern, Teilnahme an Konferenzen, Messen und Seminaren. Auch Workshops, die Durchführung von Außendiensteinsätzen sowie Reisen für die Stärkung bestehender Geschäftsbeziehungen zählen dazu. 
Geschäftsreisen können sowohl national als auch international erfolgen und unterscheiden sich von privaten Reisen durch den primären Zweck der beruflichen oder geschäftlichen Tätigkeit.

Was ist der Unterschied zwischen Geschäftsreise und Dienstreise? 

Die Frage lässt sich rasch beantworten, denn im Grunde ist eine Geschäftsreise eine Dienstreise. Während Beamte auf Dienstreisen gehen, jetten Angestellte der freien Wirtschaft auf Geschäftsreisen um den Globus. 
Der Unterschied liegt also rein in der Bezeichnung, die aus unterschiedlichen „Branchen“ hervorgeht. Zudem gibt es eine Abgrenzung, die sich aus der Dauer der jeweiligen Tätigkeiten ergibt.

Dienstgang, Geschäftsreise oder doch schon Entsendung?

Die Abgrenzung zwischen Dienstgang, Geschäftsreise und Entsendung liegt primär in der Dauer und Art der Tätigkeit. Ein Dienstgang dauert weniger als acht Stunden und findet außerhalb der regulären Arbeitsstätte statt, ohne eine Übernachtung zu erfordern. 
Geschäftsreisen erstrecken sich über einen Zeitraum von acht Stunden bis zu drei Monaten, oft verbunden mit Übernachtungen, für berufliche Aktivitäten außerhalb des gewöhnlichen Arbeitsortes. 
Entsendungen hingegen gehen länger als drei Monate und beinhalten eine temporäre Versetzung an einen anderen Arbeitsort oder ins Ausland, um spezifische Aufgaben oder Projekte zu erfüllen. 
Für jede dieser Formen der Auswärtstätigkeit gelten eigene steuerrechtliche Bestimmungen und Abrechnungsmodalitäten. 

Kosten und Abrechnung einer Geschäftsreise - wer zahlt was?

Grundsätzlich übernimmt dein Unternehmen die Kosten deiner Geschäftsreise, doch oft liegt es an dir, diese Kosten vorzustrecken. Wichtig ist daher: bewahre alle Belege sorgfältig auf, denn sie bilden die Grundlage für die dir zustehende Erstattung. 
Bei der Rückkehr steht dann die Reisekostenabrechnung an – hier werden alle Ausgaben detailliert aufgelistet und eingereicht. Denke daran: Genauigkeit und Transparenz bei der Darlegung der entstandenen Kosten ermöglichen eine zügige Erstattung. 
Ein weiterer wesentlicher Aspekt der Kosten betrifft ihre steuerliche Absetzbarkeit. Vieles, doch nicht alles, wirkt steuermindernd und sollte daher bedacht werden.
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Was ist im Rahmen einer Geschäftsreise steuerlich absetzbar?

Für die steuerliche Absetzbarkeit dieser Kosten ist eine sorgfältige Reisekostenabrechnung erforderlich, die sich aus Fahrt-, Übernachtungs-, Reisenebenkosten und Verpflegungsmehraufwand zusammensetzt.
Fahrtkosten können abgesetzt werden, egal ob du mit dem privaten Pkw, einem Firmenwagen oder öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs bist. Bei Nutzung deines Privatfahrzeugs wird eine Kilometerpauschale angerechnet, die aktuell bei 38 Cent pro Kilometer für Pkw liegt. Für Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln kannst du die tatsächlichen Kosten vollständig steuerlich geltend machen.
  • Übernachtungskosten sind ebenfalls absetzbar. Arbeitgeber können eine steuerfreie Pauschale zahlen oder die tatsächlichen Kosten erstatten. Die Pauschale ist je nach Land unterschiedlich, wobei in Deutschland ein Tagessatz von 20 Euro angesetzt wird.
  • Verpflegungsmehraufwand: Hier werden gesetzlich festgelegte Pauschalen angewendet, die sich nach der Dauer der Geschäftsreise richten. Aktuell belaufen sich die Sätze auf 14 Euro für An- und Abreisetage und 28 Euro für volle Reisetage.
  • Reisenebenkosten wie Parkgebühren oder Trinkgelder werden ebenfalls vollständig steuerfrei erstattet, sofern du Belege vorweisen kannst. 

Als Arbeitnehmer kannst du nicht erstattete Reisekosten als Werbungskosten in deiner Steuererklärung angeben, was dein zu versteuerndes Einkommen mindert. 
Arbeitgeber wiederum können die erstatteten Kosten als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Es ist empfehlenswert, alle Belege sorgfältig aufzubewahren, um im Falle einer Rückfrage alles belegen zu können.

Reisekosten bei Selbstständigen - ähnlich, aber anders

Für Selbstständige gelten bei der steuerlichen Absetzbarkeit von Reisekosten ähnliche Grundsätze wie für Angestellte, jedoch mit einigen spezifischen Unterschieden im Ablauf und in den Anforderungen. 
Auch Selbstständige können Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen, wenn diese Reisen direkt geschäftlichen Zwecken dienen. Dazu zählen wie für Angestellte ebenso: 
  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwendungen
  • Reisenebenkosten

Der wesentliche Unterschied zu Angestellten liegt in der Notwendigkeit, die berufliche Veranlassung der Reise detailliert zu dokumentieren. Selbstständige müssen für jede Ausgabe Belege sammeln und den geschäftlichen Nutzen klar belegen können. 
Während Angestellte in der Regel auf die Erstattungsrichtlinien ihres Arbeitgebers angewiesen sind und über diesen abgerechnet werden, müssen Selbstständige ihre Ausgaben direkt in ihrer Steuererklärung angeben und die Absetzbarkeit gegenüber dem Finanzamt eigenständig nachweisen.
Zu den definitiv nicht absetzbaren Kosten im Rahmen von Geschäftsreisen gehören sowohl für Angestellte als auch Selbstständige jene Ausgaben, die nicht unmittelbar mit deiner beruflichen Tätigkeit in Verbindung stehen. Dazu zählen etwa private Einkäufe, Kosten für Freizeitaktivitäten oder Ausgaben für Luxusdienstleistungen wie Massagen im Hotel. 
Auch Bußgelder, die während der Dienstreise anfallen, sowie Aufwendungen für Hotel-Services wie die Nutzung der Minibar oder Pay-TV, können steuerlich nicht geltend gemacht werden. Diese Kosten werden vom Finanzamt nicht als notwendige Ausgaben im Rahmen der beruflichen Tätigkeit angesehen und müssen daher privat von dir getragen werden.

Die Arbeitszeit auf Geschäftsreisen ist klar definiert

Während einer Geschäftsreise zählt jede Arbeitsminute, vom Start bis zum Ende deiner Aufgaben, abzüglich der Pausen. Normalerweise beträgt die Arbeitszeit acht Stunden pro Tag, kann aber in Ausnahmefällen auf bis zu zehn Stunden ansteigen. Danach ist es gesetzlich geregelt, dass die durchschnittliche Arbeitszeit über sechs Monate nicht über acht Stunden täglich liegen darf. Eine ununterbrochene Ruhezeit von elf Stunden nach der Arbeit ist Pflicht. 
Außerdem zählen außerhalb des Geschäftszwecks liegende Aktivitäten nicht zur Arbeitszeit. In Deutschland regelt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die Arbeits- und die Ruhezeiten. Grundsätzlich gilt Sonntag als Ruhetag, und Arbeitnehmer haben Anspruch auf 15 sonntagsfreie Tage im Jahr. 
Muss dennoch an Sonntagen gearbeitet werden, sieht das Gesetz vor, dass den betroffenen Arbeitnehmern ein Ersatzruhetag gewährt wird, der innerhalb eines bestimmten Zeitraums (in der Regel innerhalb von acht Wochen) zu nehmen ist. Diese Regelungen sollen sicherstellen, dass Arbeitnehmer trotz der Notwendigkeit, gelegentlich an Wochenenden zu arbeiten, genügend Zeit für Erholung und private Angelegenheiten haben. 

Zählt die Reisezeit zur Arbeitszeit?

Eine weitere Besonderheit betrifft die Reisezeit selbst. Sie zählt auch zur Arbeitszeit, besonders wenn du nicht selbst fährst und vom Arbeitgeber angehalten wirst, diese Zeit arbeitsrelevant zu nutzen. 
Wählst du selbst das Verkehrsmittel, wird die Fahrtzeit nur dann als Arbeitszeit anerkannt, wenn du aktiv arbeitest. Lenkst du das gewählte Fahrzeug also nicht selbst und arbeitest während der Reise nicht, dann zählt die Reisezeit nicht zu deiner Arbeitszeit.

Erfolgreich unterwegs: Tipps zur Planung deiner Geschäftsreise

Nun, da wir die Theorie und rechtliche Gegebenheiten kennen, können wir aktiv werden und uns einen Plan zurechtlegen. Nicht nur, um Zeit und Kosten zu sparen, sondern auch, um sicherzustellen, dass der gesamte Reiseverlauf reibungslos und effizient verläuft. 
Starte mit der frühzeitigen Buchung von Flügen und Unterkünften, um von attraktiven Frühbucherrabatten zu profitieren und dir die besten Optionen zu sichern. 
Entwickle daraufhin einen detaillierten Reiseplan, der nicht nur alle Termine und die Adressen deiner Geschäftspartner beinhaltet, sondern auch genügend Puffer für unvorhergesehene Ereignisse vorsieht. 
Beim Packen solltest du strategisch vorgehen: Wähle Kleidung und Gegenstände, die sowohl vielseitig als auch professionell sind, und vergiss nicht, alle erforderlichen Dokumente sowie technische Hilfsmittel wie Ladegeräte und Adapter einzupacken. 
Mach dich außerdem mit lokalen Gepflogenheiten und rechtlichen Bestimmungen vertraut, um kulturelle Missverständnisse zu vermeiden. Reise-Apps und -Tools können dir dabei helfen, Zeit und Kosten effektiv zu managen. 
Bewahre schließlich alle Belege sorgfältig auf, um die Abrechnung und steuerliche Absetzbarkeit zu vereinfachen. Eine umsichtige Planung ist der Schlüssel zum Erfolg deiner Geschäftsreise, ganz gleich, ob du als Selbstständiger oder Angestellter unterwegs bist.
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Worauf du bei der Buchung der Unterkunft für Geschäftsreisen achten solltest

Auf Geschäftsreise möchtest du effizient durch den Tag kommen. Ein wesentlicher Faktor, damit das gelingt, ist die Wahl deiner Unterkunft. 
  • Standortwahl: Eine zentrale Lage, die Nähe zu Geschäftsterminen und eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel sparen wertvolle Zeit. Ebenso wichtig ist die Verfügbarkeit von Restaurants und Einkaufsmöglichkeiten, die deinen Aufenthalt nach einem langen Geschäftstag erleichtern können.
  • Ausstattung und Service: Suche nach Unterkünften, die speziell auf die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden zugeschnitten sind, wie schnelles WLAN, ein Arbeitsbereich oder Konferenzräume.
  • Bewertungen und Erfahrungen: Nutze die Erfahrungen anderer Gäste, um einen realistischen Eindruck von der Unterkunft zu bekommen. Bewertungen können Aufschluss über die Qualität des Services, die Bequemlichkeit der Betten und die Lärmbelästigung geben.
  • Flexibilität und Stornierungsrichtlinien: Geschäftspläne können sich schnell ändern. Achte daher auf flexible Buchungsoptionen und verständliche Stornierungsrichtlinien, um nicht auf Kosten sitzenzubleiben.

Wichtig: Lass dir nicht zu viel Zeit, frühzeitiges Buchen sichert nicht nur bessere Preise, sondern auch die Verfügbarkeit deiner gewünschten Unterkunft. 

Immer beliebter: Airbnb für Geschäftsreisende

Im Laufe der letzten Jahre wurde Airbnb eine immer interessantere Alternative zu traditionellen Hotels. Die Plattform lockt mit einer Vielzahl an Unterkünften – von Zimmern bis zu ganzen Häusern – und ermöglicht es dir, Geschäftliches mit Freizeitgestaltung ideal zu verbinden oder sogar Unterkünfte für dein gesamtes Team zu finden. 
Mit dem Produkt Airbnb for Work geht Airbnb gezielt auf die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden ein, es benötigt lediglich eine Registrierung für ein Unternehmenskonto. Schon hast du Zugang zu passenden Wohnformen in nahezu allen Regionen dieser Welt. 
Ein großer Vorteil für dich könnte die Kostenabrechnung sein: Airbnb bietet Reisenden an, die Rechnung direkt an das Unternehmen zu senden, wodurch du die Kosten nicht vorstrecken musst. 
Trotzdem bietet Airbnb nicht überall die gleichen Standards wie Hotels. Wenn du auf Qualität und Sicherheit großen Wert legst, nutze den „Super-Host“-Filter, um nur die besten Gastgeberinnen auszuwählen. 
Beachte jedoch, dass Airbnbs oft nicht direkt am Messegelände oder Konferenzzentren liegen, was längere Wege bedeuten könnte. Im Vergleich zu Hotels kannst du bei Airbnb meist bis zu 40 % der Kosten sparen. 
Deine Packliste für Geschäftsreisen 
Ohne die richtigen Gegenstände kann eine Geschäftsreise schnell von produktiv zu problematisch wechseln. Diese Packliste hilft dir, nichts Wichtiges zu vergessen und so potenzielle Hürden im Vorfeld zu beseitigen.
  • Business-Kleidung: Wähle Outfits, die sowohl professionell als auch vielseitig sind. In unserem Beitrag „Knitterfreies Packen“ erfährst du, wie du auch nach einer langen Reise einen makellosen Auftritt hinlegst, ohne dass deine gesamte Garderobe zerknittert aus dem Koffer fällt. Und Last but not least sorgt ein zusätzliches Freizeit-Outfit dafür, dass du für jede Eventualität ausgestattet bist.
  • Technische Ausrüstung: Vergiss nicht, alle notwendigen Gadgets wie Laptop, Smartphone, Ladekabel sowie internationale Adapter einzupacken, um stets erreichbar und arbeitsbereit zu sein. Ein externer Akku kann in entscheidenden Momenten ein wahrer Lebensretter sein.
  • Dokumente: Halte Visitenkarten (oder LinkedIn QR-Code) und wichtige Unterlagen für deine Meetings bereit und führe stets eine Kopie und Backups deiner Reisepläne mit dir, um Organisationspannen zu vermeiden.

  • Persönliche Hygieneartikel: Packe ein kompaktes Necessaire mit deinen bevorzugten Toilettenartikeln, die den Flugsicherheitsbestimmungen entsprechen, um jederzeit frisch und präsentabel zu sein. 
  • Gesundheits-Kit: Ein kleines Set mit Basismedikamenten, Desinfektionsmittel und, falls erforderlich, Masken sorgt dafür, dass du gesund bleibst und dich auf deine Arbeit konzentrieren kannst.
  • Entspannung: Ein Buch oder E-Reader sowie Kopfhörer bieten dir die perfekte Auszeit von der Arbeit und helfen dir, auf langen Flügen oder zwischen Terminen zu entspannen.

Für die Arbeit vor Ort braucht es genauso ein elegantes, praktisch organisiertes Gepäckstück, um all deine Arbeitsmittel und Unterlagen professionell durch deine Geschäftsreise zu bringen. Hier bietet sich zusätzlich ein Business-Rucksack an.
Geschäftsreisen lassen unsere Welt ein Stück näher zusammenrücken. Vorbereitung und Wissen sind die Erfolgsfaktoren deiner Reise und reichen vom strategischen Packen über die smarte Auswahl deiner Unterkunft bis hin zur Navigation durch die steuerlichen Gewässer. 
Jede Geschäftsreise birgt das Potenzial, neue Brücken zu bauen und unvergessliche Eindrücke zu hinterlassen. Mit den richtigen Tipps und Tricks ausgestattet, kannst jede Geschäftsreise nutzen, um deine beruflichen Beziehungen zu stärken und neue Erfolge einzufahren – vorausgesetzt du weißt, wo dein Nicken Ja oder Nein bedeutet.

Checkliste für Geschäftsreisen – Von der Planung bis zur Nachbereitung

  • Ziel und Zweck der Reise definieren
  • Reisedaten und Flugbuchungen organisieren
  • Teilnehmer bestimmen
  • Reiseroute planen
  • Übernachtungsarrangements treffen
  • Termine und Meetings planen
  • Reisedokumente wie Pass und Visum besorgen (falls notwendig)
  • Kontaktdaten von Geschäftspartnern und Hotels bereithalten
  • Reiseversicherung abschließen
  • Packliste erstellen
  • Notfallplanung vorbereiten
  • Kommunikation mit Büro und Kunden organisieren
  • Reisebudget festlegen
  • Gepäck und Reiseutensilien vorbereiten
  • Abschließende Überprüfung
  • Technische Ausrüstung prüfen (Laptop, Ladekabel, Adapter, mobiles Internet)
  • Wichtige Apps installieren (Übersetzer, Karten, Fahrdienste)
  • Vorab Check-in für Flug/Hotel
  • Tagesordnungen für Meetings vorbereiten
  • Visitenkarten und Unternehmensmaterialien einpacken
  • Sicherheitskopien wichtiger Dokumente erstellen (digital und physisch)
  • Gesundheitsvorsorge treffen (Recherche, Medikamente, Impfungen)
  • Ausgaben und Belege für die Abrechnung sammeln
 
Bilder: bange
Über die Autorin Inara Muradowa ist Shopify SEO Expertin und B2B und B2C-Bloggerin. Neben technischer Suchmaschinenoptimierung ist die Konzeption und das Verfassen von Unternehmensblogs ihre Lieblingsaufgabe.